Сегодня это редкость — встретить магазин, ресторан или даже фастфуд забегаловку, где не было бы POS-экранчика для заказа и оплаты. POS (англ. Point of sale) — это один из столпов автоматизации и управления продажами.

Под POS-системой, как правило, понимают совокупность технической оболочки — экран заказа, платежный терминал и терминал выдачи чеков и т.д. — и софта, который отвечает за наполнение этой оболочки.

В этой статье мы познакомимся с основными типами POS программ, сравним и постараемся разобраться, какое же из предложений разработчиков подходит именно вам.

Типы POS

POS можно разбить на две большие группы: традиционные и облачные.

В традиционных или локальных системах информация хранится в одном месте, на вашем собственном сервере. В облачных — данные хранятся не на одном сервере в каморке, а на сотнях серверах, разбросанных по миру.

Облачные системы занимают все большую долю рынка и становятся маст-хэвом даже в небольших бизнесах. Рынок облачных POS оценивался в $1.29 миллиардов в 2019. Ожидаемый рост составлит 21.38% до 2026.

Локальные POS пользуются все меньшей популярностью по ряду причин:

1. Для внесения программных изменений в локальную POS, вам надо быть физически в одном месте с сервером, напрямую подключаться к нему.

   Для работы и подключения к облачным POS нужен только стабильный интернет, но даже если выключается, то в большинство облачных софтов заложена функция временного хранения данных, которые после подключения синхронизируются с основным массивом.

2. В локальных POS данные собраны в одном месте, а в облачных информация дублируется. Риски в связи с падением сервера гораздо ниже или практически исключены.

3. Облачные POS дают возможность работать на разных платформах: iOS, Android, Windows, Linux. Это в свою очередь дает больший выбор в оборудовании. Вы не ограничены только одним производителем.

4. Обновления в облачных как правило бесплатны и происходят автоматически. Поскольку конкуренция среди облачных POS только растет, то многие компании предлагают дополнительные плюшки для привлечения и удержания клиентов. Например: установка дополнительных фильтров или настройка отчетов под бизнес клиента, местер-классы, скидки в случае продления подключения на долгий период и т.д.

5. Доступ. Неважно где, с облачными системами у вас будет постоянный доступ к информации по продажам, остаткам ингредиентов на складе, среднему чеку в вашем кафе. Отчеты в облачных POS формируются автоматически по неделям, месяцам, кварталам и т.д.

Следующий принцип, по которому можно разделить POS — это устройства, для которых они предназначены.

Большинство разработчиков стараются сделать софт универсальным, чтобы он хорошо работал на всех типах устройств, тем не менее, при выборе софта обратите внимание предназначен ли он для использования на следующих устройствах:

• Мобильные POS или mPOS
• Планшетные POS
• Десктопные POS
• Киоски для самообслуживания и smart-кассы

Итак, вы определились с тем, какую систему хотите, облачную или локальную. Знаете, на каких устройствах будете ее использовать. А теперь, к базовым характеристикам хорошей POS. Рассмотрим параметры, которые важны для вас, как для владельца бизнеса, а также опции, которые важны для конечных пользователей, покупателей и клиентов.

Для владельцев бизнеса:

Цена

Если у вас есть фиксированный бюджет, то часть предложений отсеется автоматически. Оставшиеся предложения, вписывающиеся в бюджет, нужно сравнить по ряду параметров. Вы должны понимать: за что вы платите, как много и как часто.

Поэтому сравните:

• период бесплатного пробного использования
• размер ежемесячной / квартальной / годовой оплаты услуги
• отзывы пользователей
• наличие скидок или бонусных систем при продлении лицензии

Также стоит уточнить:

• входит ли в стоимость установка, настройка и минимальная адаптация под бизнес
• есть ли служба поддержки, как она работает и что входит в её обязанности
• если вы будете расширяться, то как будут оплачиваться следующие установки POS
• если вы решите сменить систему до завершения лицензионного периода, будет ли возвращена оплата

Доступ к данным и управление

Конечно, здесь речь в первую очередь идет об облачных системах, как о более простых и понятных для юзера чем локальные. Но прежде чем выбрать, посмотрите видеообзоры, узнайте, как будет выглядеть софт для вас изнутри:

• есть ли личный кабинет, где вы сможете видеть все данные по продажам
• какие изменения вы можете вносить удаленно (меню, цена, дизайн и т.д.), как быстро эти изменения вступят в силу
• что произойдет в случае отключения интернета на точке, будут ли данные сохранятся и синхронизироваться после подключения

Отчетность

POS — это история не только про автоматизацию оплаты.
Это множество дополнительных фичей, которые значительно облегчат вам жизнь. Конечно, важно, чтобы при этом покупка такого софта не слишком облегчила ваш кошелек.

Аналитика POS в режиме реального времени показывает, как идут ваши дела. Честно, без прикрас и обмана. Это позволяет вам быстро реагировать на изменения в показателях продаж, запускать акции, оперативно заказывать больше единиц популярного товара, не дожидаясь финального отчета за месяц, отменить доставку неудачного или бракованного товара с плохими отзывами.

Поэтому, выбирая POS, определитесь, какую информацию вы хотите видеть в своем личном кабинете. Это могут быть:

• история продаж за день
• графики покупательской активности в течение дня
• средний чек за день
• сравнение среднего чека за неделю/месяц/квартал
• график выручки за период
• график количества посетителей за период
• топ 10 самых продаваемых позиций
• автоматический учет остатков на складе
• история покупок постоянных клиентов
• прогнозы продаж
• сравнение показателей по нескольким торговым точкам

У вас есть специфические показатели, которые важны для бизнеса? Тогда важно связаться с разработчиками POS и уточнить стоимость доработки софта под вас.

Интеграция со сторонними программами

Итак, ваш POS собирает и автоматически формируют отчетность по продажам/прибыли/складским остаткам и т.д. А теперь представьте, что он может напрямую взаимодействовать с вашими бухгалтерскими программами? Если такая интеграция возможна, то вы не только избегаете необходимости двойного ввода и дублирования данных, но и исключаете ошибки при таком переносе. А еще бухгалтер сможет потратить время на что-то более существенное, чем просто перебивание циферек из одной программы в другую.

Или например интеграция с CRM и мейл-рассылками? Представьте, что информация по покупкам и клиентам будет автоматически подтягиваться в вашу CRM. Карточка клиента автоматически обновляется, и эта информация синхронизируется, например, с MailChimp.
Вы не только сможете автоматизировать адресную рассылку, но и проверить, насколько она работает. Вы сможете без долгой подготовки проводить А/B тестирования своей стратегии мейл-маркетинга, изучать поведение клиентов до и после получения писем.

POS может напрямую отправлять информацию, кто из клиентов уже давно не заходил к вам на страницу / не покупал или не пользовался услугой, и система мейл-рассылки в свою очередь, автоматически отправит ему соответствующее письмо-напоминалку.

Кроме того, благодаря этой интеграции можно отправлять электронные чеки прямо на мейл клиента. По исследованиям, получатели в два раза чаще открывают письма со вложенным чеком. В этом же письме вы сможете поделиться новыми акциями или предложить присоединиться к клиентской программе.

Управление складом

POS помогает управлять запасами. Вы в реальном времени отслеживаете, сколько продуктов у вас осталось, планируете закупки, упрощаете и ускоряете логистику.

Хорошие POS также отправляют вам уведомление, если товар или ингредиенты скоро закончатся. Важно, чтобы POS интегрировался с программой закупок. Тогда при изменении закупочной цены, она будет меняться в системе POS, что важно для актуализации отчетов по выручке.

Служба поддержки

Вы платите не только за продукт, но и за возможность комфортно им пользоваться. Поэтому служба поддержки — важный фактор при выборе POS.

Уточните следующие моменты:

1. Работает ли служба поддержки круглосуточно, по выходным, по праздникам
2. Какие вопросы служба поддержки решает, помогает ли она с настройкой системы
3. Какие есть каналы связи со службой поддержки: почта, live чат, телефон, мессенджеры

Выбор софта важен не только для управления бизнесом, но и для конечного пользователя, если он напрямую взаимодействует с точкой оплаты. Комфорт и удовлетворенность клиента — это залог долгосрочного успеха бизнеса.

Безопасность

Безопасность платежей важна для клиентов. Это репутация вашего бизнеса и доверие к нему. Узнайте, соответствует ли выбранный POS стандартам безопасности данных (PCI). Кроме того, необходимо обеспечить дополнительную защиту платежных данных пользователей с помощью:

• Сквозного шифрования
• Токенизации

Хорошие POS разработчики предлагают резервное копирование, надежное управление доступом к личному кабинету и шифрование данных для вашей защиты и защиты клиентов.

Скорость

Скорость имеет значение.
Представьте, что после каждого клика клиент вынужден ждать по 20 секунд, пока откроется следующий экран. Вряд ли он потратит следующий раз столько времени на самостоятельный заказ и оплату чашечки кофе у вас. Особенно учитывая, что от самообслуживания ожидают большей скорости, чем при классическом заказе у кассира.

Юзабилити

Удобство использования POS-системы невероятно важно. Чем проще и быстрее сделать заказ, тем больше клиентов за день, тем больше средний чек.
Если клиент не понимает, как добавить позиции в заказ или как перейти к оплате, он почувствует беспомощность, разозлиться и отменит заказ вообще. Поэтому проверенный UI/UX дизайн – это важная часть любой POS-системы.

Итак

Чтобы выбрать POS и не облажаться, ответьте себе на следующие вопросы:

• Какие задачи стоят перед вашим бизнесом, и как POS должен решить эти задачи

• Облачная или локальная система

• Какая отчетность нужна

• Определите бюджет

• Какие POS используют конкуренты

• Нужна ли интеграция с другим софтом

Ниже таблица сравнения 5 самых популярных облачных POS софтов для ресторанного бизнеса: